電子郵件的工作過程遵循客戶,服務器模式。每份電子郵件的傳送都要涉及到傳送方與接收方,傳送方式構成客戶端,而接收方構成伺服器,伺服器含有眾多使用者的電子信箱。傳送方通過郵件使用者代理程式,將編輯好的電子郵件向郵件傳輸代理伺服器傳送。
郵件傳輸代理伺服器識別接收者的地址,並向管理該地址的郵件投遞代理伺服器傳送訊息。郵件投遞代理伺服器將郵件存放在接收者的電子信箱內,並告知接收者有新郵件到來。接收者通過郵件客戶程式連線到伺服器後,就會看到伺服器的通知,進而開啟自己的郵箱檢視電子郵件。